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10 étapes essentielles à inclure dans un plan de projet

Un plan de projet est l’aboutissement d’une planification minutieuse par un  chef de projet . C’est le document maître qui guide le déroulement d’un projet, selon les intentions du gestionnaire pour chaque facette clé du projet. Bien que les plans de projet diffèrent d’une entreprise à l’autre, dix éléments ou étapes critiques devraient être inclus dans un plan de projet efficace pour éviter la confusion et l’improvisation forcée pendant la phase d’exécution du projet.

Objectifs du projet

Les objectifs du projet sont définis dans une  charte de projet , mais ils doivent également être inclus dans le plan de projet pour expliquer davantage les objectifs du projet ou pour inclure la charte en annexe. Peu importe la façon dont un chef de projet choisit d’incorporer les objectifs dans le plan de projet, l’important est de maintenir un lien clair entre la charte de projet – le premier document clé d’un projet – et le deuxième document clé du projet, son plan de projet.

Comme les objectifs du projet, la  portée  est définie dans la charte et devrait être affinée dans le plan de projet par le chef de projet. En définissant la portée, le chef de projet peut commencer à montrer à quoi ressemblera l’objectif du projet ou le produit fini à la fin. Si la portée n’est pas définie, elle peut être étendue tout au long du projet et entraîner des dépassements de coûts et des délais manqués.

Par exemple, si vous dirigez une équipe marketing pour créer une brochure pour la gamme de produits d’une entreprise, vous devez indiquer le nombre de pages et fournir des exemples de l’apparence du produit fini.

Pour certains membres de l’équipe, une brochure peut signifier deux pages, tandis que d’autres peuvent considérer que dix pages sont adéquates. La définition de la portée peut amener toute l’équipe sur la même page au début.

Jalons et principaux livrables

Les principales réalisations d’un projet sont appelées jalons et les principaux produits de travail sont appelés livrables majeurs. Ils représentent tous deux les grandes composantes du travail sur un projet. Un plan de projet doit identifier ces éléments, les définir et fixer des délais pour leur réalisation.

Si une organisation entreprend un projet de développement de nouveaux logiciels, les principaux livrables pourraient être la liste finale des exigences commerciales et la manière de les mettre en œuvre.

Par la suite, le projet pourrait avoir des jalons pour l’achèvement de la conception, les tests du système, les tests d’acceptation des utilisateurs et la date de déploiement du logiciel. Ces jalons sont associés à des produits de travail, mais ils concernent davantage les processus que les produits eux-mêmes.

Les dates clés et les principaux délais de livraison ne doivent pas nécessairement être des dates exactes, mais plus ils sont précis, mieux c’est. Des dates précises aident les chefs de projet à décomposer les structures de travail avec plus de précision.

À cette étape du plan, vous allez créer des jalons afin de pouvoir prendre des livrables de grande ou de haute qualité et les décomposer en petits livrables, qui peuvent être décrits à l’étape suivante.  

Structure de répartition du travail

Une structure de répartition du travail (WBS) déconstruit les jalons et les principaux livrables d’un projet en plus petits morceaux de sorte qu’une personne peut se voir attribuer la responsabilité de chaque facette. Lors de l’élaboration de la structure de répartition du travail, le chef de projet tient compte de nombreux facteurs tels que les forces et les faiblesses des membres de l’équipe de projet, les interdépendances entre les tâches, les ressources disponibles et le délai global du projet.

Les chefs de projet sont en fin de compte responsables de la réussite du projet, mais ils ne peuvent pas faire le travail seuls. L’OTP est un outil que le chef de projet utilise pour garantir la responsabilité du projet, car il indique au parrain du projet, aux membres de l’équipe de projet et aux parties prenantes qui sont responsables de quoi. Si le chef de projet est préoccupé par une tâche, il sait exactement qui rencontrer à propos de cette préoccupation.

Budget

Le budget d’ un  projet  montre combien d’argent est alloué pour terminer le projet. Le chef de projet est responsable de la répartition appropriée de ces ressources. Pour un projet qui a des fournisseurs, le chef de projet s’assure que les livrables sont exécutés conformément aux termes du contrat, en accordant une attention particulière à la qualité. Certains budgets de projet sont liés au plan des ressources humaines.

Il est important d’établir le coût de chaque jalon et produit livrable en examinant le temps nécessaire et le coût de la main-d’œuvre nécessaire pour effectuer les tâches. Le coût du projet est lié à la durée du projet, ce qui remonte à la portée du projet. La portée, les jalons, les tâches et le budget doivent être alignés et réalistes. 

Plan des ressources humaines

Le  plan des ressources humaines  montre comment le projet sera doté. Parfois connu sous le nom de plan de dotation, le plan des ressources humaines définit qui fera partie de l’équipe de projet et combien de temps chaque personne est censée prendre. Lors de l’élaboration de ce plan, le chef de projet négocie avec les membres de l’équipe et leurs superviseurs sur le temps que chaque membre de l’équipe peut consacrer au projet. Si du personnel supplémentaire est nécessaire pour consulter sur le projet mais fait partie de l’équipe de projet, cela est également documenté dans le plan de dotation. Encore une fois, les superviseurs appropriés sont consultés.

Plan de gestion des risques

Beaucoup de choses peuvent mal se passer sur un projet. Bien qu’il soit difficile d’anticiper chaque catastrophe ou hoquet mineur possible, de nombreux pièges peuvent être prévus. Dans le plan de gestion des risques, le chef de projet identifie les risques pour le projet, la probabilité que ces scénarios se produisent et les stratégies pour les atténuer. Pour formuler ce plan, le chef de projet sollicite l’avis du sponsor du  projet , de l’équipe du projet, des parties prenantes et des experts internes.

Des stratégies d’atténuation sont mises en place pour les risques susceptibles de se produire ou pour lesquels les coûts élevés y sont associés. Les risques qui sont peu susceptibles de se produire et ceux qui ont de faibles coûts sont notés dans le plan, même s’ils n’ont pas de stratégies d’atténuation.

Plan de communication

Un plan de communication décrit comment un projet sera communiqué à divers publics. Tout comme la structure de répartition du travail, un plan de communication attribue la responsabilité de l’achèvement de chaque composant à un membre de l’équipe de projet.

Dans cette étape, il est important de décrire comment les problèmes seront communiqués et résolus au sein de l’équipe et à quelle fréquence la communication sera effectuée avec l’équipe et les parties prenantes ou le patron. Chaque message a un public cible. Un plan de communication aide les chefs de projet à s’assurer que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment.

Plan de gestion des parties prenantes

Un  plan de gestion des parties prenantes  identifie comment les parties prenantes seront utilisées dans le projet. Parfois, les parties prenantes n’ont besoin que de recevoir des informations. Cela peut être pris en charge dans le plan de communication. Si les parties prenantes ont besoin de plus, un plan de gestion des parties prenantes décrit comment elles seront obtenues.

Plan de gestion du changement

Un plan de gestion du changement définit un cadre pour apporter des modifications au projet. Bien que les chefs de projet aient tendance à vouloir éviter les modifications du projet, ils sont parfois inévitables. Le plan de gestion du changement fournit des protocoles et des processus pour effectuer des changements. Il est essentiel pour la responsabilité et la transparence que les promoteurs de projet, les chefs de projet et les membres de l’équipe de projet suivent le plan de gestion du changement.

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